Plantilla de política de uso de IA para empresas: ejemplo en ocho apartados

Respuesta rápida: los ocho apartados de la plantilla

Utiliza esta estructura como punto de partida y adapta después los ejemplos y límites a cada departamento y herramienta.

• Objetivo, alcance, responsables y fecha de entrada en vigor.
• Herramientas, cuentas y finalidades autorizadas.
• Datos prohibidos, anonimización y tratamiento de información confidencial.
• Revisión humana, verificación de resultados y decisiones que no se delegan.
• Avisos de transparencia y reglas para publicar o compartir contenido.
• Usos que necesitan aprobación previa y usos prohibidos.
• Canal de dudas, comunicación de incidentes y medidas ante incumplimientos.
• Responsable, eventos y periodicidad de revisión de la política.

Plantilla breve para adaptar a tu empresa

Este texto es una estructura de trabajo, no una política terminada ni una garantía de cumplimiento. Hay que sustituir las expresiones genéricas por herramientas, responsables, controles y canales reales, aprobar la versión y comunicarla al equipo.

• Alcance: esta política se aplica a las personas, áreas, herramientas y tareas indicadas en el inventario vigente.
• Herramientas autorizadas: solo se usarán las cuentas corporativas y las finalidades expresamente aprobadas.
• Datos: no se introducirán datos personales, confidenciales o de terceros salvo autorización y control documentados.
• Revisión humana: ninguna salida se publicará ni servirá por sí sola para una decisión relevante sin la comprobación asignada.
• Transparencia: se informará de la intervención de IA cuando lo exija el caso o sea necesario para no inducir a error.
• Incidentes: los errores, filtraciones o usos no autorizados se comunicarán por el canal y al responsable designados.
• Gobierno: la persona responsable revisará esta versión cuando cambien herramientas, datos, procesos o normativa aplicable.

Empieza por los usos reales

Antes de escribir reglas hay que saber qué hace la empresa con la IA. Redactar correos, resumir reuniones, analizar documentos, generar imágenes o atender clientes implican riesgos distintos. Una política genérica que no nombra esas tareas suele quedar olvidada.

El inventario no necesita ser perfecto para comenzar. Basta con registrar herramienta, tarea, responsable, tipo de datos, destinatario del resultado y revisión humana. Después se completa y se actualiza.

Las siete reglas mínimas

• Qué herramientas y tipos de cuenta están autorizados.
• Qué información no puede introducirse y cómo anonimizarla cuando proceda.
• Qué resultados deben revisarse y quién responde por la revisión.
• Cuándo debe informarse de que se utiliza inteligencia artificial.
• Qué usos necesitan aprobación previa o quedan prohibidos.
• Cómo comunicar un error, filtración o comportamiento inesperado.
• Quién actualiza la política cuando cambian las herramientas o los procesos.

Diferencia entre regla y control

Decir que solo se usarán cuentas corporativas es una regla. Revisar las cuentas activas, limitar permisos y desactivar enlaces públicos es un control. Para reducir el riesgo, la política debe indicar qué controles la respaldan y quién comprueba que siguen activos.

Cómo comunicarla sin fricción

• Una versión breve de lectura rápida para toda la plantilla.
• Ejemplos específicos para ventas, administración, recursos humanos, marketing y dirección.
• Una sesión práctica con casos correctos e incorrectos.
• Un canal sencillo para preguntar antes de improvisar.
• Confirmación de lectura y una prueba corta de comprensión.

Cuándo revisarla

La política debe revisarse cuando se incorpora una herramienta, cambia una licencia, aparece una integración, se modifica un proceso importante o se produce un incidente. Una revisión periódica sirve como red de seguridad, pero no sustituye esas actualizaciones por evento.