Registro de herramientas de IA para pymes: plantilla Excel y ejemplo

Respuesta rápida: una fila por herramienta, tarea y tratamiento

No basta con anotar el nombre de la aplicación. La misma herramienta necesita varias filas cuando se utiliza para tareas, datos o destinatarios diferentes. Estos campos permiten empezar sin convertir la primera fase en una auditoría interminable.

• Identidad del uso: ID, área, herramienta o plan, tarea, perfil y tipo de cuenta.
• Datos y salida: categorías de datos, personas afectadas, resultado, destinatario y posible acción automática.
• Control: revisión humana, responsable, permisos, conservación y configuración aplicada.
• Seguimiento: evidencias, incidencias, prioridad y próxima fecha de revisión.

Descarga una plantilla editable en Excel

La hoja incluye una fila de ejemplo sintético, 50 filas vacías, filtros, encabezados inmovilizados y listas desplegables para cuentas, datos personales, automatización y estado. No contiene macros ni envía información a ningún servicio.

Cómo rellenar los campos sin perderse

Ejemplo de una fila bien descrita

Marketing · ChatGPT Enterprise · preparar el primer borrador de una publicación · recibe un briefing sin datos personales · el resultado se publica en LinkedIn · la responsable de marketing revisa exactitud, tono y derechos antes de aprobar · no puede publicarse automáticamente · revisión del registro cada vez que cambie la cuenta, la tarea o los datos.

Si ese mismo equipo utiliza ChatGPT para analizar encuestas de clientes, debe crear otra fila: cambia la finalidad, cambian los datos y pueden cambiar los controles. Una fila por uso permite entender el riesgo sin convertir el registro en una lista técnica de aplicaciones.

Por qué aparece la IA en la sombra

Muchas herramientas son gratuitas, se activan con una cuenta personal o incorporan funciones de IA sin que el usuario las identifique como tales. Un empleado puede resumir contratos o preparar propuestas sin informar a dirección porque lo percibe como una ayuda individual.

El objetivo inicial no es buscar culpables. Es crear una visión fiable para decidir qué se autoriza, qué se configura, qué necesita revisión y qué debe detenerse.

Las fuentes que hay que cruzar

• Dirección: objetivos, procesos críticos y personas responsables.
• Empleados: tareas concretas, herramientas, cuentas y datos utilizados.
• Responsables de área: validación de los usos declarados y su importancia.
• Administradores o proveedor técnico: licencias, accesos, integraciones y configuraciones.
• Compras y finanzas: suscripciones pagadas y contratos con proveedores.

Qué debe preguntar el cuestionario a empleados

• Qué tarea realizan y qué herramienta utilizan.
• Si usan una cuenta personal o de empresa.
• Qué tipo de información introducen.
• Quién recibe o utiliza el resultado.
• Si una persona comprueba el resultado antes de actuar.
• Si han observado errores, filtraciones o dudas.

No hace falta un departamento IT

Para descubrir los usos no es imprescindible tener informáticos internos. Cada área puede declarar lo que hace y dirección puede coordinar. Para verificar una configuración concreta sí debe participar quien tenga permisos de administrador; puede ser una persona de negocio, un proveedor externo o el soporte de la herramienta.

Cómo priorizar después

No todos los casos necesitan el mismo detalle. Prioriza los que usan datos personales o confidenciales, publican contenido, atienden a personas, automatizan decisiones o influyen en empleo, crédito, educación, salud o servicios esenciales. El resto puede ordenarse con reglas y controles proporcionados.